사회복지법인 및 사회복지시설을 설치하여 운영하려면 법인설립 시의 관계 서류부터 시작해서 운영상 기록된 회계장부 등 여러 가지 수많은 서류들이 만들어지는 데요. 이 중에서 반드시 보관하여야 할 서류들과 일정기간이 경과하면 폐기가 가능한 서류들이 있습니다. 오늘은 사회복지법인 및 사회복지시설이 운영기간 동안 반드시 비치하여야 할 법적 서류 및 각 서류의 보존연한에 대하여 살펴보겠습니다.
□ 사회복지법인의 비치 서류
사회복지법인이 비치하여야 할 서류와 보존연한을 각 법률 및 지침에 근거하여 정리하면 다음과 같습니다. ·
| 문서종류 | 세부내용 | 보존연한 |
| 보건복지부 지침, 재무회계규칙 등에 규정된 서류 | 1) 정관 | 영구 |
| 2) 임원명부(임원의 성명, 약력, 주소 등 기재) 및 이력서 | ||
| 3) 재산목록(기본재산과 보통재산 구분) | ||
| 4) 회의록(총회, 임시이사회 등) | ||
| 5) 사업계획서, 사업실적서 및 예·결산서(추정손익계산서 및 추정재무상태표와 그 부속명세서 첨부) | 10년 | |
| 6) 현금 및 물품의 출납대장 | 10년 | |
| 7) 보조금을 받는 경우 보조금관리대장 | 영구 | |
| 8) 주무관청 등 관계기관과의 서류 및 자산·회계 증빙서류 | 10년 | |
| 법인 정관에 규정된 임직원의 임용·복무·보수 등에 관한 규정 | 1) 법인 임원 채용 및 복무규정 | 영구 |
| 2) 법인 임원 보수규정 | 10년 | |
| 기타 재무회계규칙 상 구비서류 | 1) 예·결산 서류 2) 수입·지출·계약·물품 관리 등에 관한 서류 3) 현금출납부, 총계정원장, 재산대장, 비품관리대장 등 회계장부 4) 연간 재물조사 조서 5) 후원금 영수증 관리대장 6) 내부감사보고서 7) 회계직원 교체시 인수인계서 |
10년 |
| 법인신고 서류 | 법인허가증, 신고증 | 영구 |
| 근로기준법에 의한 보관서류 | 1) 취업규칙 | 영구 |
| 2) 근로자 명부 및 근로계약에 관한 서류 - 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급감금에 관한 서류, 휴가에 관한 서류, 근로기준법에 의한 서면합의서, 연소자 증명에 관한 서류 등 |
3년 | |
| 국가인권위원회법에 따른 서류 | 인권침해에 관한 인권위원회 진정 안내서 상시 비치(구금보호시설의 장 또는 관리인) | 영구 |
| 상속 및 증여와 관련된 서류 | 법인이 출연받은 재산의 보유 및 운용상태 기록물 수익사업의 수입 및 지출내역표(계산서, 영수증 포함) |
10년 |
| 보조금, 지방보조금법에 의한 서류 | 보조사업의 수행과 관련하여 감사원법에 따른 계산서, 증거서류 등 | 5년 |
※ 상기 보존연한 중 '영구'는 법인의 존속기간 동안을 의미하며, 청색 표시된 부분은 「상속세 및 증여세법」에 의한 규정 연한으로 공익법인의 경우 중요한 장부와 증명서류의 보존연한은 공익법인의 소득세 과세기간 또는 법인세 사업연도의 종료일로부터 10년간이므로 이를 준용한 것임.
□ 사회복지시설의 비치 서류
사회복지시설이 비치하여야 할 서류와 보존연한을 각 법률 및 지침에 근거하여 정리하면 다음과 같습니다.
| 문서종류 | 세부내용 | 보존연한 |
| 법상에 규정된 서류 | 1) 정관(법인에 한함) | 영구 |
| 2) 법인설립허가증 사본(법인에 한함) | ||
| 3) 사회복지시설 신고증, 고유번호증 | ||
| 4) 시설거주자 및 퇴소자 명부 | 10년 |
|
| 5) 시설거주자 및 퇴소자의 상담기록부 | ||
| 6) 시설의 운영계획서 및 예산결산서 | ||
| 7) 후원금품대장 | ||
| 8) 시설의 건축물관리대장 | ||
| 9) 시설의 장과 종사자 명부 | ||
| 재무회계규칙 상 구비서류 | 1) 예·결산 서류(재무회계규칙 제20조 참조) 2) 수입·지출·계약·물품 관리 등에 관한 서류 3) 현금출납부, 총계정원장, 재산대장, 비품관리대장 등 회계장부 4) 연간 재물조사 조서 5) 후원금 영수증 관리대장 6) 내부감사보고서 7) 회계직원 교체시 인수인계서 |
10년 |
| 근로기준법에 의한 보관서류 | 1) 취업규칙 | 영구 |
| 2) 근로자 명부 및 근로계약에 관한 서류 - 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급감금에 관한 서류, 휴가에 관한 서류, 근로기준법에 의한 서면합의서, 연소자 증명에 관한 서류 등 |
3년 | |
| 국가인권위원회법에 따른 서류 | 인권침해에 관한 인권위원회 진정 안내서 상시 비치(구금보호시설의 장 또는 관리인에 해당) | 영구 |
| 보조금, 지방보조금법에 의한 서류 | 보조사업의 수행과 관련하여 감사원법에 따른 계산서, 증거서류 등 | 5년 |
※ 상기 보존연한 중 '영구'는 시설의 존속기간 동안을 의미하며, 청색 표시된 부분은 「상속세 및 증여세법」에 의한 규정 연한으로 공익법인의 경우 중요한 장부와 증명서류의 보존연한은 공익법인의 소득세 과세기간 또는 법인세 사업연도의 종료일로부터 10년간이므로 이를 준용한 것임.
□ 서류비치 이행 불이행에 대한 벌칙조항
● 사회복지사업법상 제37조를 위반하여 시설에 갖추어야 할 서류를 두지 않은 경우 과태료 300만원의 부과 대상입니다.
● 보조금법 및 지방보조금법에 의한 보조금 관련 증빙서류를 5년간 보존하지 않았을 경우에는 1년 이하의 징역 또는 1천만 원 이하 벌금 대상입니다.
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