이사회 회의록 작성 방법

이사회는 법인의 정책결정 등 중요한 사항을 의결하는 기구이며, 이사회 의결사항은 반드시 기록으로 남겨 두어야 법적 구속력을 갖추게 됩니다. 따라서 이사회의 의결사항 및 회의 내용을 요약하여 기록해 두어야 하는데, 이를 이사회 회의록이라 합니다. 

 

이사회 회의록 작성방법(pixabay,StartupStockPhotos)

 

□ 회의록 작성 방법

 

이사회 회의록은 회의의 내용과 결정사항, 이의제기, 토론 내용 등을 기록하는 중요한 문서입니다. 이사회 회의록을 작성할 때는 다음과 같은 방법을 참고할 수 있습니다.

 

 

● 회의록 작성 전 준비하기

 

- 회의록을 작성하기 전에 회의 일정, 안건, 참석자 명단 등을 확인하고 준비해야 합니다. 

 

- 이전 회의록을 참고하여, 이번 회의에서 논의될 내용과 이전 회의에서 결정된 내용을 파악합니다.

 

- 회의 진행을 녹취하거나 속기로 메모하여 중요한 의견이나 내용을 기록에 빠트리지 않도록 합니다.

 

 

● 회의록 작성 방법

 

 회의록의 법률상 정해진 양식은 따로 없으며, 다음과 같은 요령으로 서술식 또는 요약식으로 기록하면 됩니다.

 

1) 회의 참석자 명단과 회의 개시 및  폐회 시간의 기록

회의 시작 시간, 종료 시간, 참석자 명단, 결석자 명단, 부재자 명단 등을 기록합니다.

 

2) 안건별 내용 및 의결사항 기록

 

회의에서 논의한 내용, 의견, 토론 내용, 의사결정 등을 구분하여 기록합니다.. 의견이 분분할 경우, 참석자들의 이름과 함께 작성합니다.

 

3) 의견이 모두 반영되지 않았거나, 부결사항의 기록

 

토론 내용에서 일부 수용되거나 이의가 제기된 경우, 이를 명확히 기록하여야 하며 부결된 사유 등을 정확히 기록하여야 합니다.

 

4) 의결 내용의 책임과 기한의 명시

 

의사결정 내용을 기록할 때는, 결정된 내용과 이에 따른 책임과 기한 등을 명확하게 작성합니다.

 

5) 의결 내용의 공유

 

결정된 내용과 결정된 일정, 책임 등을 모든 참석자들에게 공유하고, 확인할 수 있도록 합니다.

 

6) 핵심의 요약 및 명료성

 

회의록은 가급적 미사여구(美辭麗句)나 수식어는 사용하지 않는 것이 좋으며, 안건의 내용과 핵심만 요약하여 깔끔하고 명확하게 작성하는 것이 중요합니다. 필요한 경우, 오타나 오류를 수정할 수 있도록 합니다.

 

 

● 회의록 검토 및 보완하기

 

- 회의록은 작성 후 모든 참석자들에게 검토를 요청합니다. 참석자들이 추가할 내용이나 수정할 사항이 있다면 이를 보완하도록 합니다.

 

- 보완된 회의록은 최종적으로 모든 참석자들에게 공유하고 보관합니다.

 

위의 방법들을 참고하여 이사회 회의록을 작성하면, 명확하고 정확한 회의록을 작성할 수 있습니다.

 

 

 

□ 회의록의 법적 효과

 

이사회 회의록은 법적으로 중요한 문서로서 회사의 의사결정과 관련된 사항들을 기록한 것으로 이사회 회의록은 다음과 같은 법적 효과를 가집니다.

 

1) 증거자료로서의 역할: 이사회 회의록은 회사의 의사결정 과정과 그 결과를 기록한 것으로, 법원에서 증거자료로 활용될 수 있습니다. 따라서, 이사회 회의록은 회사의 합법적인 의사결정과정을 입증하는 증거자료로 활용될 수 있습니다.

 

2) 내부적 의사소통의 수단: 이사회 회의록은 이사회 회의에서 의사소통의 수단으로 활용되며, 회사 내부에서의 의사소통과 정보공유를 위한 기본 자료입니다.

 

3) 책임소재의 기준: 이사회 회의록은 이사들의 책임소재 기준이 될 수 있습니다. 이사회 회의록에는 회사의 의사결정과정과 그 내용이 정확하게 기록되어야 하며, 이를 바탕으로 이사들의 책임과 권한이 제대로 행사되었는지 여부가 판단될 수 있습니다.

 

따라서, 이사회 회의록은 법인과 이사들에게 중요한 법적 효과를 가지고 있습니다. 이사회 회의록을 작성할 때에는 정확성과 명확성을 지키며, 법적 규정과 기업의 내부규정을 준수하여 작성하는 것이 중요합니다.

 

 

 

□ 회의록의 날인은 반드시 인감도장이어야 하나요?

 

이사회 회의록이 대외적으로 법적 대항력을 갖추기 위해서는 참석이사들의 날인이 반드시 있어야 합니다. 그런데 과거에는 이사회 회의록 날인을 일반적으로 인감도장을 사용하는 경우가 많았으나 최근에는 서명날인으로 대체하는 법인들도 늘어나고 있습니다.

 

이사회 회의록에 대한 인감도장을 사용할지 서명으로 할지 여부는 회사의 내부규정에 따라 다를 수 있습니다.

 

인감도장 사용시는 유효기간 내에 발급한 인감증명서를 함께 첨부하여야 하므로 회의록 위·변조 등의 위험으로부터 자유로운 장점이 있지만 이사회 개최 시마다 인감도장 소지와 인감증명서를 발급받아야 하는 번거로움의 단점도 있습니다. 때문에 최근에는 자필 서명으로 간편화하는 추세입니다. 단 서명으로 날인하기 위해서는 회사 내부 규정을 갖추어야 합니다.

 

인감도장 대신에 서명만으로 이사회 회의록을 날인하는 경우에는 서명이 회사의 내부규정에 따라 사전에 계출되어 인증되어야 합니다. 실무적으로는 지정된 발급기관(보통 읍면동 사무소)에서 '본인서명사실확인서'를 발급 받아서 이를 근거로 자필 서명을 확인합니다. 또한, 디지털 인증 시스템이 가능한 법인이라면 디지털 기술을 이용한 날인도 가능합니다. 

 

따라서, 회사의 내부규정에 따라 이사회 회의록에 대한 인감도장 사용 여부를 결정하고, 이를 일관되게 적용하는 것이 중요합니다.

 

 

회의록 날인 참고사진(pixabay,Tayeb MEZAHDIA)

 

 

 

□ 회의록 작성시 유의할 점

 

이사회 회의록 작성 시에는 다음과 같은 사항에 유의해야 합니다.

 

1) 회의록의 목적과 범위를 명확히 하세요

 

회의록 작성 전에 회의의 목적과 범위를 명확하게 파악하고, 필요한 내용만을 포함시켜야 합니다.

 

2) 회의 내용을 정확하게 기록하세요

 

이사회 회의록에는 회의의 진행 과정과 의사결정 내용 등을 정확하게 기록해야 합니다. 이를 위해, 회의 참석자의 발언 내용을 가능한 한 정확하게 포함시켜야 하며, 필요한 경우에는 발언 내용을 직접 인용하거나 간략하게 요약해서 포함시키는 것이 좋습니다.

 

3) 회의록의 구조와 양식을 일관되게 유지하세요

 

이사회 회의록은 일관된 양식과 구조를 가지고 있어야 합니다. 일관성 있는 양식과 구조를 유지함으로써, 이사회 회의록의 가독성을 높일 수 있습니다.

 

4) 중요한 의사결정 내용을 강조하세요

 

이사회 회의록에서는 중요한 의사결정 내용에 대해서는 특별히 강조해야 합니다. 이를 위해, 중요한 내용에 대해서는 굵은 글씨체나 강조 표시 등을 사용하여 시각적으로 눈에 띄게 표시하는 것이 좋습니다.

 

5) 회의록의 보안을 유지하세요

 

이사회 회의록은 회사의 중요한 내부 문서이기 때문에 보안에 유의해야 합니다. 회의록 작성 시에는, 보안과 관련된 내용을 작성하지 않도록 주의해야 하며, 회의록에 대한 접근 권한과 보관 방법 등에 대해서도 신중하게 결정해야 합니다.

 

6) 회의록의 작성일과 작성자를 명확히 표시하세요

 

이사회 회의록에는 작성일과 작성자를 명확히 표시해야 합니다. 이를 통해, 회의록의 작성 일자와 작성자가 명확해지므로, 추후에 필요한 경우에 회의록의 정확성을 검증할 수 있습니다.

 

7) 참석이사의 서명 날인 및 회의록 페이지 간인(間印) 날인

 

회의록 작성이 끝나면 참석 이사의 확인 후 회의록에 서명 날인하여야 합니다. 이때 회의록의 페이지가 2장 이상일 경우에는 각 페이지마다 사이사이에 간인 날인도 함께 해 줍니다.